Week8: Review/แนะนำ การใช้งาน 1 โปรแกรม

Microsoft Word

ในปัจจุบันการใช้งานโปรแกรมชุด Microsoft Office เป็นที่นิยมแพร่หลายอย่างมากในสำนักงานเพราะว่าโปรแกรม Microsoft Office สามารถใช้งานง่ายและมีประสิทธิภาพสูง โปรแกรมทุกๆ โปรมแกรมใน Microsoft Office มีโครงสร้างและวิธีการใช้งานคล้ายๆ กัน ดังนั้นเมื่อเข้าใจโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่งใน Microsoft Office ก็จะช่วยลดเวลาในการเรียนรู้โปรแกรมอื่นๆ ได้เป็นอย่างดี
ในบล็อกนี้เราจะได้เรียนรู้เรื่องทั่วๆ ไป เกี่ยวกับ Microsoft Word 97 อันได้แก่ความสามารถในการเปิดและปิดโปรแกรม การสร้างเอกสารอย่างง่ายๆ และการขอความช่วยเหลือจากโปรแกรม Microsoft Word 97

·         มีระบบอัตโนมัติต่างๆ ที่ช่วยในการทำงานสะดวกขึ้น เช่น การตรวจคำสะกด การตรวจสอบไวยากรณ์ การใส่ข้อความอัตโนมัติ เป็นต้น

·         สามารถใช้ Word สร้างตารางที่สลับซับซ้อนย่างไรก็ได้

·         สามารถใช้สร้างจดหมายได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถกำหนดให้ผู้วิเศษ (Wizard) ใน Word สร้างแบบฟอร์มของจดหมายได้หลายรูปแบบตามต้องการ

·         ตกแต่งเอกสารได้ง่ายและรวดเร็ว สามารถตกแต่งเอกสารหรือเพื่อความสะดวกจะให้ Word ตกแต่งให้ก็ได้ โดยที่สามารถเป็นผู้กำหนดรูปแบบของเอกสารเอง

·         สามารถแทรกรูปภาพ กราฟ หรือผังองค์กรลงในเอกสารได้

·         เป็นโปรแกรมที่ทำงานบนวินโดว์ ดังคุณสมบัติต่างๆของวินโดว์จะมีอยู่ใน Word ด้วย เช่น สามารถย่อขยายขนาดหน้าต่างได้ สามารถเรียกใช้รุปแบบอักษรที่มีอยู่มากมายในวินโดว์ได้

·         ความสามารถในการเชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่นๆในชุดโปรแกรม Microsoft Office สามารถโอนย้ายข้อมูลต่างๆระหว่างโปรแกรมได้ เช่น สามารถดึงข้อมูลใน Excel มาใส่ใน Word ได้

·         อยากทราบอะไรเกี่ยวกับ Word ถามผู้ช่วยเหลือที่มีชื่อว่า " Office Assistance" ตลอดเวลาขณะที่ใช้งาน Word

·         สร้างเอกสารให้ใช้งานในอินเทอร์เน็ตได้อย่างง่ายๆ

·         จากที่กล่าวมานี้เป็นเพียงความสามารถบางส่วนของ Microsoft Word เท่านั้น

  โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด ( Microsoft Word ) สามารถทำงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานประมวลคำได้ดังนี้
        1.   สามารถพิมพ์และแก้ไขเอกสาร
        2.   สามารถลบ โยกย้าย และสำเนาข้อความ
        3.   สามารถพิมพ์ตัวอักษรประเภทต่างๆ
        4.   สามารถขยายขนาดตัวอักษร
        5.   สามารถจัดตัวอักษรให้เป็นตัวหนา ตัวเอียง และ ขีดเส้นใต้ได้
        6.   สามารถใส่เครื่องหมายและตัวเลขลำดับหน้าหัวข้อ
        7.   สามารถแบ่งคอลัมน์
        8.   สามารถตีกรอบและแรเงา
        9.   สามารถตรวจการสะกดและแก้ไขให้ถูกต้อง
        10. สามารถค้นหาและเปลี่ยนแปลงข้อความที่พิมพ์ผิด
        11. สามารถจัดข้อความในเอกสารให้พิมพ์ชิดซ้าย ชิดขวาและกึ่งกลางบรรทัด
        12. สามารถใส่รูปภาพในเอกสาร
        13. สามารถประดิษฐ์ตัวอักษร
        14. สามารถพิมพ์ตาราง
        15. สามารถพิมพ์จดหมายเวียน ซองจดหมายและป้ายผนึก

วิธีเรียกโปรแกรม Microsoft Word ทำง่าย ๆ ดังนี้

1. เลื่อนไปที่ปุ่มเริ่ม Start แล้ว Click Mouse

2. Click Mouse เลือก Programs

3. Click Mouse เลือก Microsoft Word

 ตัวชี้เมาส์ (Cursor) คือ สัญลักษณ์แสดงตำแหน่งของเมาส์บนจอภาพ

I สัญลักษณ์แสดงตำแหน่งตัวแทรกข้อความ (Insertion point ) เป็นสัญลักษณ์แสดงตำแหน่งข้อความที่จะพิมพ์ลงไป

     แถบหัวเรื่อง (Title bar) เป็นแถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ที่เปิดอยู่

        แถบเมนู (Menu bar ) เป็นแถบที่ใช้เก็บคำสั่งทั้งหมดในโปรแกรม

        แถบเครื่องมือ ( Toolbar) เป็นแถบที่ใช้เก็บปุ่มคำสั่ง ซึ่งปุ่มเหล่านี้จะแทนคำสั่งที่ถูกเรียกใช้งานบ่อยๆ

        แถบแสดงสถานะ (Status bar) เป็นแถบที่แสดงสถานะการทำงานในขณะนั้นๆ

 ปุ่มขยาย (Maximize Button) หน้าจอวินโดว์ให้เต็มจอภาพ

   ปุ่มลดขนาด (Minimize Button) เป็นปุ่มซ่อนวินโดว์

   ปุ่มแสดงมุมมอง (View Button) เป็นปุ่มที่ใช้เปลี่ยนมุมมอง

      ตัวแทรกข้อความ (Insertion point)  คือ สัญลักษณ์แสดงตำแหน่งข้อความที่พิมพ์ลงไป

ตัวแทรกข้อความ คือ สัญลักษณ์แสดงตำแหน่งของข้อความที่จะพิมพ์ลงไป สามารถเลื่อนไป ณ ตำแหน่งใดๆ ในเอกสารดังนี้

เลื่อนตัวแทรกข้อความโดยใช้ Mouse

สามารถเลื่อนไปยังที่ใดๆ ในเอกสารก็ได้ด้วยวิธีการใช้ Mouse ดังนี้

1.เลื่อนไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

2. Click mouse ที่จุดนั้น จะปรากฎ ณ ตำแหน่งที่ต้องการ

เลื่อนตัวแทรกข้อความโดยใช้คีย์บอร์ด

สามารถที่จะเลื่อน I ไปยังตำแหน่งใดๆ ในเอกสารก็ได้ โดยใช้คีย์บอร์ดดังนี้

เลื่อนทีละตัวอักษรเลื่อน I ไปทางขวาทำได้ดังนี้

ในกรณีที่ทางขวามือของบรรทัดนั้นยังไม่มีข้อความใดๆ ให้กดคีย์บอร์ดปุ่ม <Space Bar>

เลื่อนทีละย่อหน้า

สามารถเลื่อนขึ้นลงอย่างรวดเร็วทีละย่อหน้า โดยกดปุ่ม <PgUp> สำหรับเลื่อนขึ้น 1 หน้า และกดปุ่ม <PgDn> สำหรับเลื่อนลง 1 หน้า

เลื่อนไปยังต้นและท้ายเอกสารให้กดปุ่ม <Ctrl+Home> สำหรับเลื่อน ไปยังต้นเอกสาร และกดปุ่ม <Ctrl+End> สำหรับเลื่อนไปยังท้ายเอกสารเริ่มการป้อนข้อความขั้นตอนแรกของการศึกษาโปรแกรม Word คือ การทดลองป้อนข้อความและการแทรกข้อความลงในเอกสาร ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้

1. เริ่มการพิมพ์ย่อหน้าแรกด้วยการกดคีย์บอร์ด ปุ่ม Tab สังเกตได้ว่าที่กระพริบอยู่เลื่อนไปทางขวาเป็นระยะ ? นิ้ว

2. พิมพ์ข้อความไปเรื่อยๆ จนหมดย่อหน้าโดยไม่ต้องกด Enter

3. กด Enter เพื่อกำหนดว่าจบย่อหน้า ตำแหน่งของ จะย้ายไปอยู่บรรทัดถัดไป จากนั้นพิมพ์ไปเรื่อยๆ จนจบเอกสาร

        หลังจากที่ติดตั้งโปรแกรม Microsoft Office 97 รุ่นภาษาไทยเรียบร้อยเมนูคำสั่งเริ่มต้นจะเป็นภาษาไทยสามารถ ปรับให้เป็นเมนู ภาษาอังกฤษได้ โดยใช้ Office 97 Language Swicher โดยเลือกให้เป็นภาษาไทย

   การเปลี่ยนแถบเมนูสามารถทำได้ดังนี้

1. คลิก Start

2. คลิก Program

3. คลิก Office 97 Language Switcher จะปรากฏกรอบโต้ตอบ Office Switcher

4. คลิกเลือกภาษาไทย – อังกฤษ

5. คลิก OK

การออกจากโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดสามารถทำได้ตามขึ้นตอนดังนี้

1. คลิกคำสั่ง แฟ้ม

2. คลิกคำสั่ง จบการทำงาน

3. ถ้าไม่ได้ทำการบันทึกเอกสารไว้ในแฟ้ม โปรแกรมจะแสดงกรอบโต้ตอบถามว่า ต้องการบันทึกเอกสารหรือไม่ ดังรูป ถ้าต้องการ บันทึกเอกสารไว้ให้คลิกปุ่ม ใช่ แต่ไม่ต้องการบันทึกเอกสาร ให้คลิกปุ่ม ไม่

Credit: http://www.tanti.ac.th/Com-tranning/Online_Word/page1.html